מדריך לשילוב Microsoft Teams וטלפונים סלולריים
בעולם בו עבודה נעשית מכל מקום, עובדים רואים ערך מוסף ביכולת לתקשר ביעילות באמצעות יותר ויותר כלי תקשורת (שיחות קוליות, ווטסאפ, סמס). מרכזיות התקשורת ה”מסורתיות” אינן מספקות מענה מתאים לצרכים העיסקיים. Microsoft Teams התפתחה מאוד וכיום פועלת כמערכת הטלפון הארגונית המרכזית, פותרת בעיות תקשורת רבות, מאפשרת קפיצת מדרגה ביעילות מחד, וירידה משמעותית בהוצאות מאידך. בנוסף, שילוב תקשורת סלולרית באמצעות Mobile2Teams יאפשר את השלמת המעטפת ושילוב חלק, מהיר וחסכוני של תקשורת סלולרית עם מערכות הארגון (Microsoft Teams, CRM לדוגמא), כולל פונקציונליות מתקדמת של click-to-call – ישירות מתוך ה- CRM, שיחות סלולריות רגילות עם מספר Teams, מספרים מרובים לכל משתמש, הקלטות, תמלול ושימוש באותם מספרים ללא קשר למיקום הגיאוגרפי.
המגמה של מעבר לפלטפורמות תקשורת שונות כגון: Microsoft Teams, Zoom ו-Slack לצרכי עבודה התחילה כבר לפני שנים, אבל המגיפה האיצה זאת לעין שיעור.
הצורך בסביבת עבודה מלאה הכוללת צ’אט, ועידות וידאו, אינטגרציה של יישומים ואחסון כדי לעבור בצורה חלקה למוד עבודה החדש של עבודה מהבית איפשר לחברות להתנסות בפלטפורמות שונות מחד, ולמפתחים וחברות טכנולוגיות לפתח בקצב מהיר טכנולוגיות וכלים המאפשרים זאת, מאידך.
בין פלטפורמות התקשורת העסקיות המועדפות ביותר ש”התפוצצו” בפופולריות במהלך הסגר היתהMicrosoft Teams. השימוש היומי ב-Teams המריא מ-32 מיליון איש במרץ 2020 ל-250 מיליון עד יולי 2021. עובדים הרגישו נוח לשתף פעולה ב-Teams, ולכן פגישות ושיחות ועידה קבועות הפכו לדבר שבשגרה בפלטפורמת התקשורת הזו.
כעת, לאחר שחוו את יתרונות הפרודוקטיביות הרבים של Microsoft Teams, ארגונים כיום לוקחים את הצעד הבא ואף שוקלים להשתמש ב-Teams כמערכת הטלפוניה העיקרית שלהם, ולהחליף את המרכזיות הקיימת (PBX) שלהם מדור קודם או בענן.
גם היום אין ודאות לגבי החזרה המלאה של העובדים למשרדים, ונראה שעבודה מהבית וחללי עבודה היברידיים כאן כדי להישאר. ארגונים מחפשים להיות יעילים וחסכוניים יותר ולנצל את המצב תוך הבטחה שהעבודה לא תופרע. הם מחפשים להוסיף פתרונות שגורמים לעבודה מרחוק להרגיש “נורמלית” ומחוברת.
בעוד ששיחות ועידה בווידאו ושיחות וידאו פועלות מצוין עבור פגישות ומפגשי עבודה, שיחות בטלפון סלולארי, הודעות טקסט (SMS), וואטסאפ וכו’ הפכו לאמצעי התקשורת המועדף בקרב עמיתים, ועם לקוחות ופוטנציאליים.
טרנספורמציה זו דוחפת יותר ויותר ארגונים וחברות לחפש פתרון הוליסטי המשלב את התקשורת הקווית והסלולרית שלהם בפלטפורמה אחת. התהליך הזה מביא ארגונים לשקול להחליף את מערכות המרכזיות הישנות שלהם ב-Microsoft Teams למשל.
השלב הטבעי הבא ב’אבולוציה’ הוא שלצד החלפת תשתית הטלפוניה, אירגונים מחפשים גם לשלב את תהליכי התקשורת והתשתית שלהם עם מערכות אחרות, כמו מערכת ניהול קשרי לקוחות (CRM), תוכנת הקלטת שיחות וניתוח, ולהוסיף עוד יכולות.
התוצאה הסופית של אבולוציה זו תכלול:
- מערכת טלפון מרכזית של Microsoft Teams לכל העובדים (במשרד, בבית, ברחבי העולם) עם מספר עסקי אחד לכל משתמש, המחליפה את המרכזיה הקיימת
- קישוריות סלולרית מקומית ועולמית עם מספר עסקי זהה לזה של מערכת הטלפון של Teams
- הקלטת כל שיחות הטלפון הקשורות לעסק או לעבודה – קווי, סלולרי ודרך Teams
- תקשורת טקסט (SMS) ו-Whatsapp במספר העסקי של העובד
- שילוב CRM עם Microsoft Teams ותקשורת סלולרית. לדוגמה, הקלטת שיחות, SMS ו-Whatsapp שיופיעו אוטומטית ברשומות ה-CRM של הלקוח (קיים או הפוטנציאלי)
- מערכת תקשורת מנוהלת, מרוכזת וקוהרנטית מלאה המשלבת את ספר הכתובות הארגוני (Exchange Outlook / Active Directory / Custom) המאפשרת שיחות, שיחות ועידה ושיתוף עם Microsoft Teams.
דוגמה טובה יכולה להיראות כך:
בעוד שחזון ההטמעה של מערכות חדשות לשיפור תהליכים נראה כמו אסטרטגיה טובה, כל אסטרטגיה שאינה מיושמת כהלכה, עלולה לפגוע בפרודוקטיביות.
כדי לשלב Microsoft Teams וטלפונים סלולריים באופן נכון ולעודד אימוץ ע”י משתמשי קצה, יש לעמוד בדרישות הטכניות ולפעול לפי שיטות עבודה מומלצות.
ארגונים צריכים לחקור את יתרונות המעבר ל-Microsoft Teams עבור התקשורת האירגונית ולקחת בחשבון את ההשפעות הכספיות על הפעילות העיסקית ואת התחזית לשיפור הפרודוקטיביות לרוחב כל היבטי הפעילות.
כאשר ישנן סטטיסטיקות משכנעות והוכחות לכך שמעבר ל-Teams יועיל לארגון, אזי יש לתעדף לפי הסדר תהליכים כגון מוכנות הארגון, תכנון המערכת החדשה, בדיקת המערכת, פריסה, העברת משתמשים והבטחת שביעות רצון המשתמשים מהשינויים, וכו’.
תהליך המעבר ל-Microsoft Teams
מומלץ תהליך בן שישה שלבים למעבר ל-Microsoft Teams. תהליך זה הוכח כיעיל ביותר למעבר למערכת טלפון של Teams.
- מבחן מוכנות
סקירת תקינות הרשת חיונית לפני תחילת תהליך ההגירה. ארגונים צריכים לשקול את מערכת הטלפון הנוכחית שלהם ואת הבעיות שייפתרו על ידי היישום.
אין חובה ליישם באמצעות Teams כל תכונה ופיצ’ר של המרכזיה הנוכחית – ניתן לוותר על תכונות נדירות שאינן בשימוש.
- עיצוב ותכנון
לאחר שסקרתם כיצד ליישם את הפתרון בצורה יעילה ואתם משוכנעים ב-100% בניתוח שלכם, תוכלו לתכנן ולעצב דברים נהדרים עבור הארגון.
על המומחים שלכם להבין את טופולוגיית הרשת כדי להבטיח שאתם מתקדמים עם העברת הטלפוניה ל-Microsoft Teams. למשל – מחלקת ה-IT שלכם צריכה להגדיר את תצורת החיוג עם מפעיל התקשורת המתאים שיכול לסייע בתהליך.
החלפת מערכת המרכזיות מדור קודם מחייבת עבודה עם אסטרטגיה המתארת את השלבים הדרושים למעבר לתיקשורת טלפונית אחודה של Teams, ללא עיכובים בשיחות, בעיות כיסוי רשת, זמינות נתונים ניידים ברשת סלולרית וכו’.
- יישום בשלבים
לאחר שתכננתם את ההמעבר למערכת החדשה, קומץ משתמשים עם מספרים חדשים יכולים לבדוק את פונקציונליות המערכת החדשה כדי לוודא שהכל מוגדר כהלכה.
שלב הבדיקות חשוב ביותר כדי לזהות פגמים ביישום ולתקן אותם לפני העברת כל מספרי הטלפון למערכת החדשה.
ארגונים צריכים לנצל את פונקציות הניתוח המובנות הזמינות ב-Microsoft Teams כדי לוודא שההגדרות מוגדרות כהלכה. כאשר הוכח שתצורת הפלטפורמה אמינה ויכולה להתמודד עם שיחות נפרדות ללא ירידה באיכות ובבעיות אחרות, שלב הבדיקה נחשב להצלחה.
- פריסה
יש להפעיל את מערכת השיחות הקוליות החדשה באמצעות Microsoft Teams. בתור התחלה, יש להפעיל את מערכת הטלפון של Teams לצד מערכת ה-PBX הקיימת כדי להימנע מכל הפרעה בתקשורת ובתהליכים עסקיים.
יש לעודד שימוש ע”י העובדים כפתרון קולי ברחבי הארגון לשיחות עסקיות פנימיות וחיצוניות. הפלטפורמה הקולית החדשה צריכה להיות מוכנה לפתור את רוב אתגרי השיחות הקוליות של הצוות הפנימי ולקשור אותה יחד עם יישומים יומיומיים אחרים לפעילות חלקה.
- העברת משתמשים
מעבר של משתמשים למערכת הטלפון החדשה (Microsoft Teams) צריכה להתרחש בהדרגה ובשלבים. מערכת הטלפון הישנה צריכה לרוץ לצד Teams כדי לאפשר מיגרציה חלקה.
בעוד שהתרחיש הפשוט להעברת משתמשים הוא להעביר את כולם יחד בו זמנית, לרוב זה אתגר עצום מכיוון שמשתמשים עשויים להצטרך להתרגל למערכת החדשה לפני שיוכלו להשתמש בה בנוחות.
